Pdf versus e-factuur
Een pdf is een plaatje van je factuur: mooi voor mensen, maar boekhoudsoftware moet 'm scannen of overtypen. Een e-factuur is een gestructureerd bestand (UBL) met precies dezelfde gegevens, dat software automatisch en foutloos inleest. Minder typefouten, snellere verwerking — en vaak dus ook sneller betaald.
Is het verplicht?
- Lever je aan de Rijksoverheid? Dan is e-factureren al verplicht.
- Tussen bedrijven (B2B) in Nederland is het nú nog niet verplicht.
- Maar let op: met de Europese ViDA-plannen wordt e-factureren de komende jaren stap voor stap de norm, te beginnen bij facturen over de grens binnen de EU.
Kortom: verplicht is het voor de meeste zzp'ers nog niet, maar de richting is duidelijk. Wie nu al e-facturen kán sturen, hoeft straks niets te veranderen — en scoort vandaag al punten bij grotere opdrachtgevers.
Wat is Peppol?
Peppol is een beveiligd internationaal netwerk waarover e-facturen rechtstreeks van het ene softwarepakket naar het andere reizen — een soort "post-netwerk" voor facturen. Geen bijlagen mailen, geen overtypen: de factuur komt direct in de administratie van je klant terecht. Grote bedrijven en overheden zijn vaak al op Peppol aangesloten.
Wat kun je nu al doen?
- Stuur naast je pdf een UBL-bestand mee — elk serieus boekhoudpakket leest dat in.
- Vraag grote opdrachtgevers hoe zij facturen het liefst ontvangen; "UBL per mail" is bijna altijd goed.
- Zorg dat je factuurgegevens compleet zijn (KvK, btw-nummer, correcte btw-codes) — een e-factuur is zo goed als de gegevens erin.
Zo doe je het in ZekerZZP
Elke factuur die je in ZekerZZP maakt, download je met één klik ook als e-factuur (UBL 2.1 volgens de Europese norm EN 16931) — ook met KOR of btw verlegd. Jij mailt 'm mee, het boekhoudpakket van je klant doet de rest.
Veelgestelde vragen
Moet ik als kleine zzp'er nu al iets doen?
Verplicht is het (buiten de Rijksoverheid) nog niet. Maar een UBL kunnen meesturen kost je met de juiste tool nul moeite en voorkomt dat je straks moet overstappen.
Is een e-factuur veilig?
Ja — juist veiliger dan een pdf per mail, omdat er minder handmatige stappen (en dus minder fraude- en foutkansen) zijn.
Heb ik een Peppol-aansluiting nodig?
Voor de meeste zzp'ers is een UBL-bestand per e-mail voorlopig prima. Vraagt een opdrachtgever specifiek om Peppol, dan kan dat via een toegangspunt-dienst.