Wat is een proforma factuur?
"Pro forma" betekent letterlijk "voor de vorm". Een proforma factuur is dus een voorlopige factuur: een document dat eruitziet als een factuur, met daarop wat je gaat leveren en tegen welke prijs — maar zonder betalingsverplichting. Het is géén echte factuur: hij telt niet mee in je factuurnummering en hoort niet in je btw-aangifte.
Wanneer gebruik je 'm?
- Klant wil vooraf een formeel kostenoverzicht — bijvoorbeeld voor interne goedkeuring, een subsidieaanvraag of financiering.
- Douane bij internationale zendingen — bij goederen buiten de EU wordt vaak een proforma gevraagd voor de waardebepaling.
- Vooruitbetaling aankondigen — al is daarvoor een echte aanbetalingsfactuur meestal netter.
Meestal beter: offerte of aanbetalingsfactuur
In de praktijk willen klanten met "stuur maar een proforma" vaak gewoon zekerheid vóór de klus start. Daar zijn twee nettere routes voor:
- Een offerte: de klant geeft akkoord op prijs en voorwaarden, jij hebt iets om op terug te vallen.
- Een aanbetalingsfactuur: wil je (deels) betaald worden vóór je begint, stuur dan een echte factuur voor een percentage vooraf.
Zo blijft je administratie zuiver: offertes voor het akkoord, echte facturen zodra er betaald moet worden.
Wat zet je erop?
Maak je toch een proforma? Zet er dan duidelijk "Proforma factuur" boven, vermeld geen factuurnummer uit je echte reeks, en zet de btw er alleen ter informatie op. Stuur na levering altijd de echte factuur — die verwerk je in je administratie.
Zo doe je het in ZekerZZP
Gebruik de offertetool: die maakt een net document met je logo dat de klant kan goedkeuren, en met één klik zet je 'm daarna om in een echte factuur — desgewenst eerst voor een aanbetaling en later de rest.
Veelgestelde vragen
Moet een klant een proforma factuur betalen?
Nee, er is geen betalingsverplichting. Wil je betaald worden, stuur dan een echte (aanbetalings)factuur.
Telt een proforma mee voor mijn omzet?
Nee, pas de echte factuur telt mee voor je omzet en btw-aangifte.
Krijgt een proforma een factuurnummer?
Geen nummer uit je echte reeks. Geef 'm eventueel een eigen kenmerk zoals "PF-2026-01".